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メールの返信が不要になっている場合がある

これを読んで、自分が働いていた時も似たようなことをしてたなぁと思いだしました。ま、自分が働いていたときのことなんて、もう記憶からなくなりかけていて、思い出せる範囲も限られてますけどね。

仕事メールは直近のものから返信するようにする – 斗比主閲子の姑日記

元のサイトでは、直近のものから返信する理由は「返信は早いほど印象がよい、遅くなってしまった返信は既に印象が悪いので少しくらい遅くなっても変わらないから」となっています。確かにそうだと思いますが、もう一個理由があると思います。

それは、返信が不要になっている場合がある、ということです。

例えば、出社してメールをチェックすると、たくさんの未読メールがたまっている。古い方から見ていくと、その中に、他の部署や他の会社から問い合わせメールが来ている、と。

ここでいきなり返信メールを作ると、実は宛先に入っている同じ部の部員がすでに返信していた、というような状況になるかもしれません。古いメールからチェックして、これに返信すると二度手間ですね。受け取った相手もびっくりすると思います。議論が戻ったと。ま、返信する前に、誰かが回答してるかどうかチェックすればいいだけかもしれませんが。

また、例外として、特定の時間にメールする例についても書かれています。

遅くまで働くことを是とする相手であれば、わざと深夜2時ぐらいに送ってしまう
(中略)
返信した事実は残したいけど相手から更に質問が来るのが嫌なら就業時間後に送るとか、そういうことはやりますよね。

これ、僕もしていましたね。「一生懸命仕事して、なんとか今日中に完成させました!」感を出すために、その日の夜遅くに返信したりとか。

あと、メールのやり取り、というわけではないですが、電話との使い分けもありますね。言った言わないのトラブルにならないように、電話した内容をメールで簡単にまとめて送る、っていうやつですね。関係者を含めて返信するのが目的の場合もあります。それで、「電話した二人だけでこれだけこの話をすすめましたよ」というのを共有するためにやるわけですね。

あぁ、働いてた時のことを思い出すなぁ。

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