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ファイル名に「変更済」と書かずに「変更前」と書く

仕事をしていると、毎日作るファイルや、毎週、毎月作るファイルってありますよね。フォーマットは一緒で中身だけが違うので、例えばファイル名に「月報201507.xlsx」みたいに日付をいれることが多いです。

で、たまに中身が間違っていて修正することもあります。その時に、前のファイルを残したまま修正したい場合、だいたいこうやることが多いと思うんですよね。

月報201507.xlsx
月報201507(修正済).xlsx

でもですね、個人的にはこっちの形の方がいいと思うんですよね。

月報201507.xlsx
月報201507(修正前).xlsx

つまり、修正したものを別名保存するのではなく、修正する前のものを別名保存する、ということです。

修正は、複数行われることもあって、ひどい時にはこんなことになったりします。

月報201507.xlsx
月報201507(修正済).xlsx
月報201507_シート追加.xlsx

これだと、名前からどれが最新かわかりません。しかし、次の場合、途中経過はわからないものの、どれが最新かは大体見当がつきます。

月報201507.xlsx
月報201507(修正前).xlsx
月報201507_シート追加前.xlsx

他のファイル名を見ると、修正がちゃんと反映されているか、シートが追加されているかが少し不安ですが、「月報201507.xlsx」が最新であることは予想できます。

結局、あとになって必要になるのは、最新のファイルです。途中経過のファイルが必要になることもありますが、その可能性は低いです。それを考えると、「どれが最新か」がすぐにわかることが一番重要で、それを安全に行えるのがこのやり方のメリットです。

また、過去のファイルのデータをマクロを使って集計するということもあると思います。そうしたとき、ファイル名が統一されていると処理も楽だし、「修正前のファイルを集計してしまった」というミスも減るのではないかと思います。

「変更したものを別名保存」してしまいやすいですが、「変更する前のものを別名保存」というやり方は、なかなか便利なので個人的によく使っています。

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